¿Conoces esa pausa para el café? Cuando te alejas de tu ordenador durante unos minutos. Ese puede ser tiempo suficiente para que una persona no autorizada acceda físicamente a la información a través del dispositivo que hayas podido dejar desbloqueado. Así es como una política de Clean Tablet puede ayudar a su organización a protegerse.
Los ciberataques se han convertido en una gran amenaza para las organizaciones. En los últimos años, cada vez es más frecuente el secuestro de datos para extorsionar a las víctimas. En una sociedad digital, es necesario diseñar estrategias integrales para proteger a los usuarios y la información de las ciberamenazas.
Aquí hemos reunido información sobre la importancia de proteger los documentos físicos y digitales mediante una política de Mesa Limpia.
¿Para qué sirve una política de mesa limpia?
En los últimos años, la seguridad digital se ha convertido en una de las cuestiones clave para las organizaciones. El aumento del número de ciberataques en todo el mundo ha hecho que las instituciones se preocupen aún más por la ciberseguridad.
Los informes elaborados por las principales consultoras afirman que el número de ataques centrados en los sistemas corporativos fue tres veces mayor que en el periodo anterior a la pandemia. Este es un dato esencial para comprender cómo las organizaciones han sufrido pérdidas que van más allá de las financieras.
Por lo tanto, es esencial desarrollar y distribuir políticas que contribuyan a la seguridad digital de su organización.
De esta forma, una Política de Mesa Limpia define prácticas que garantizan la seguridad de documentos e informaciones, impresos o digitales, que puedan ser considerados sensibles.
Por lo tanto, una Política de Mesa Limpia pretende reunir un conjunto de procedimientos diseñados para ser seguidos con el fin de prevenir la divulgación no autorizada de datos y proteger la información confidencial de la organización cliente.
Proteger la información personal con una Política de Mesa Limpia
Una sola grieta puede bastar para comprometer la seguridad de toda una estructura. Con las organizaciones no es diferente. Los delincuentes sólo necesitan unos minutos con la pantalla del ordenador desbloqueada para robar o defraudar información.
Una política de Mesa Limpia puede garantizar que las personas actúen de forma segura. Esto se debe a que reúne prácticas y recomendaciones que pueden aportar una mayor protección a la información sensible.
Así, es fundamental recomendar que las personas bloqueen sus dispositivos siempre que vayan a ausentarse. En espacios concurridos, puede ser mejor colocar los monitores de forma que la gente no pueda mirar la pantalla.
Al abandonar una sala de reuniones, es esencial comprobar que se han recogido todos los documentos y que no hay información importante en pizarras o papeles. Y al deshacerse de los documentos impresos, hay que destruirlos completamente, para que no tengan datos identificables.
Todo esto puede definirse dentro de una política de mesa limpia. Al establecer procesos, resulta mucho más fácil que las personas tomen medidas para proteger los recursos corporativos.
Anime a la persona a cuidar su entorno de trabajo
Mantener el espacio de trabajo organizado es uno de los principios clave establecidos en la política de mesa limpia. Por ello, es muy importante dejar sobre la mesa sólo lo esencial.
Las notas, apuntes y recordatorios a la vista no siempre son una buena idea. Pueden contener información importante sobre proyectos, e incluso contraseñas. Por eso, utilizar carpetas y armarios para guardar estos documentos puede ser una buena idea.
Además, animar a la gente a no anotar las contraseñas en papel y adoptar un gestor de contraseñas puede ser una de las mejores formas de aportar más seguridad.
Evitar los documentos en papel
Hay que tener mucho cuidado al utilizar impresoras y fotocopiadoras. Los documentos impresos que contienen información importante sobre su organización pueden perderse o utilizarse indebidamente.
Por ello, una política de Mesa Limpia establece algunas prácticas para controlar la cantidad de documentos impresos. Evite imprimir archivos de sólo lectura. Si el documento es confidencial, guárdelo en una carpeta protegida.
Cuando imprimas documentos importantes, retíralos rápidamente de la impresora. Considera también la posibilidad de bloquear dispositivos como impresoras, fotocopiadoras y escáneres fuera del horario de trabajo.
Utilice candados y contraseñas
También es esencial adoptar contraseñas para los dispositivos, incluso las impresoras, y establecer carpetas seguras dentro del ordenador. Éstas pueden protegerse con contraseñas y cifrado, y utilizarse para almacenar información importante.
Los documentos impresos pueden guardarse en cajones o armarios cerrados con llave al final del día. Los soportes extraíbles, como pendrives y discos duros externos, también pueden guardarse en estos muebles.
Mantenga la seguridad de su organización
Las políticas internas dependen de las personas para funcionar. Por eso es fundamental que todos participen y actúen para que se apliquen bien.
Fomentar el uso de documentos digitales puede ser una de las prácticas para aportar más seguridad. Asimismo, es muy importante mantener copias de seguridad almacenadas en servicios en la nube.
Adoptar herramientas para encriptar la información del disco duro del ordenador es otra estrategia que funciona para garantizar la seguridad de los datos.
Reserva unos minutos al final del día para mantener tu escritorio limpio y organizado. Recuerda guardar tus papeles y notas en cajones y armarios cerrados con llave. Y siempre que deje el ordenador, bloquee la pantalla.
Utilice las políticas para crear una cultura de ciberseguridad
La creación de una cultura corporativa sólida debe animar constantemente a los empleados a mantenerse al tanto de las cuestiones de seguridad. De este modo, un programa de concienciación bien diseñado puede reportar grandes beneficios y fomentar una cultura saludable de ciberseguridad.
Desarrollar y distribuir políticas puede ser una forma de mantener a la gente comprometida y seguir creando una cultura sobre las directrices de seguridad de su organización.
Dado que una política de Mesa Limpia describe las prácticas para garantizar la seguridad de los documentos y la información considerados sensibles, podría considerar aplicar algunas de estas recomendaciones para reducir sus riesgos.
Si aún tiene dudas sobre cómo redactar una política de este tipo, consulte a nuestro equipo de ventas. Nuestras plantillas de políticas, cartillas y formación pueden ayudarle a aplicar políticas de seguridad más eficaces.
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